Qué merece la pena automatizar primero

Cuando una empresa decide automatizar, la lista de candidatos suele salir de lo que más molesta ese mes. Es una lista honesta, pero rara vez es la lista que más tiempo devuelve.

Tres preguntas antes de la lista

Para cada tarea que se te ocurra, hay tres preguntas que ordenan casi todo:

1. ¿Se hace siempre igual? Si el resultado depende del criterio de quien lo hace, no es un candidato todavía. Primero hay que decidir cuál es el criterio.
2. ¿Cuántas veces al mes ocurre? Una tarea de dos horas que pasa una vez al trimestre pesa menos que una de diez minutos que pasa cuarenta veces.
3. ¿Qué pasa si alguien se olvida? Los pasos que dependen de la memoria de una persona no sólo cuestan tiempo: cuestan errores, y los errores cuestan más tiempo.

Lo que puntúa alto en las tres es por donde se empieza.

Lo repetido pesa más que lo visible

El trabajo que más se nota es el que interrumpe: la llamada, la urgencia, el informe que hay que sacar hoy. El que más tiempo consume suele ser otro — el que nadie menciona porque ya se da por hecho. Copiar datos de un sitio a otro. Comprobar que dos listas coinciden. Reenviar la misma información a la misma persona cada semana.

Ninguna de esas tareas aparece en una reunión. Todas aparecen en el calendario de alguien.

Automatizar no arregla un proceso roto

Esto es lo que más veces hay que decir en voz alta: si el proceso no está claro, automatizarlo no lo aclara. Lo acelera. Un paso mal definido que se hacía diez veces al mes pasa a hacerse mal cien veces, y ahora además nadie lo mira.

Por eso el orden es primero entender, después ordenar, y sólo entonces automatizar. No es prudencia: es que el resultado es mejor y cuesta menos.

Empieza pequeño y comprobable

Un buen primer paso tiene un principio y un final claros, se puede medir en tiempo recuperado, y si sale mal se puede volver atrás sin drama. «Automatizar administración» no es un primer paso. «Que los albaranes lleguen al sistema sin que nadie los teclee» sí lo es.