Cuándo Excel empieza a hacer demasiado trabajo

Excel no es el problema. Es probablemente la herramienta más útil que existe para pensar con datos, y en la mayoría de las empresas hace un trabajo excelente.

El problema es otro: llega un momento en que deja de ser una hoja de cálculo y pasa a ser, sin que nadie lo haya decidido en una reunión, el sistema donde vive la operación.

Las señales

No es el número de filas. Son estas:

• Existe más de una copia y hay que preguntar cuál es la buena.
• Alguien tiene que avisar antes de abrirlo para que no se pise el trabajo.
• Hay una persona que es la única que entiende una parte del archivo.
• Cada mes hay que rehacer algo para que los números vuelvan a cuadrar.
• Se ha convertido en la fuente de otro informe, que a su vez es la fuente de otro.

Cuando aparecen tres de esas cinco, la hoja ya no está ayudando a decidir: está sosteniendo el negocio, y no está construida para eso.

Lo que cuesta de verdad

El coste no es el tiempo de teclear. Es el tiempo de comprobar. Cuando no hay una única versión, todo el mundo verifica: se revisa antes de enviar, se vuelve a revisar antes de decidir, y aun así queda la duda. Esa duda es el coste real, y no aparece en ningún sitio.

La respuesta casi nunca es «fuera Excel»

Sustituirlo entero suele ser un proyecto grande, caro y con mucha resistencia, y además tira por la borda algo que funciona. Lo que suele funcionar es más aburrido y más efectivo: sacar de Excel sólo lo que Excel no debería estar haciendo.

Normalmente es una de estas tres cosas: que varias personas escriban a la vez, que quede registro de quién cambió qué, y que los datos que vienen de otro sitio lleguen solos en lugar de copiarse a mano.

El resto se puede quedar donde está. Excel es un sitio estupendo para pensar. Es un sitio malo para ser la única copia.